ניהול אשראי ספקים ולקוחות בעסק: כך תעשו זאת נכון

עסק, לא משנה מה גודלו, חייב שיהיו לו תוכנית עבודה, ניהול עסקי מדויק, יכולות שיווק ומכירה ויעדים ברורים. את זה, כך נדמה, כולם יודעים. אלא שלא מספיק מנהלים ויזמים מודעים  לחשיבות העצומה של ניהול אשראי ספקים ואשראי לקוחות בעסק.

יש לכם את זה? תוכלו לשמור על רווחיות העסק ואף להגדיל אותה, וכמובן להתמודד בהצלחה עם קשיים ומשברים שכמעט תמיד מגיעים בהפתעה. אין לכם את זה? עסק ללא ניהול אשראי מדויק ייקלע במהירות למשבר תזרימי, יתקשה לשלם לספקים ולעובדים ועלול למצוא את עצמו במצוקה קיומית. כדי להבין איך להתנהל, מומלץ להתחיל במונחי היסוד.

מה זה אשראי ספקים? אשראי המאפשר לחברה לקבל סחורה או שירותים מספקיה  - ולשלם עליהם במועד מאוחר יותר. למשל, אחרי 30, 60 או 90 ימים. פריעת החוב אינה בגדר ברירה, כמובן, אלא כחלק מהתחייבות חוזית בין הגופים.

מה זה אשראי לקוחות? אשראי שבעלי עסקים נותנים ללקוחות שלהם. במילים אחרות, העסק מוסר את המוצר ללקוח מבלי שקיבל את כל התשלום בעבורו או מבלי שקיבל חלק מהתשלום. במקרים מסוימים, מסכמים הצדדים כי הלקוח ישלם בעוד מספר ימים, שבועות או חודשים. במקרים אחרים, הלקוח משלם בתשלומים. כשעסק מעניק אשראי ללקוחותיו הוא ללא ספק מגביר את שביעות הרצון שלהם, אך לוקח על עצמו סיכון תזרימי, אם הלקוחות יחליטו לא לשלם או לשלם חלקית על מוצר או שירות שכבר סופקו להם.  

מה זה שוטף פלוס המונח מתייחס למספר הימים שנקבעו לביצוע התשלום. ה"שוטף" פירושו שקביעת מועד התשלום תחל לאחר האחד (היום הראשון) בחודש העוקב, בעוד שה"פלוס" מתייחס למספר הימים הנוספים לאחר תחילת אותו חודש.

מה ההבדל בין אשראי ספקים ואשראי לקוחות? אשראי ספקים הוא אשראי שבעל העסק מקבל מהספקים שלו, בעוד אשראי לקוחות הוא אשראי שבעל העסק מעניק ללקוחות שלו.  אם, לדוגמא, הספק מעניק לבעל העסק אשראי של 60 יום (שוטף + 60) והעסקה בוצעה ב-15 בינואר, בעל העסק נדרש לשלם לספק שלו חודשיים לאחר תחילתו של החודש העוקב (פברואר), כלומר ב-1 באפריל.

מבחינה עסקית, בעל העסק כבר קיבל את הסחורה וככל הנראה אף מכר אותה ללקוחותיו. עם הגעת מועד התשלום הוא יבצע את התשלום לספק, כנגד חשבונית מס. היתרון הוא שבעל העסק אינו צריך לממן מכיסו, או באמצעות מימון מהבנק, את הזמן בו הסחורה נמצאת ברשותו. את הכסף הפנוי הוא יכול לנצל לצרכים אחרים כגון פיתוח העסק או מתן תנאי תשלום דחויים ללקוחותיו. לכן, ברור כי בעל עסק ישאף לקבל אשראי ספקים ארוך ככל האפשר.

אשראי לקוחות  הוא האשראי שבעל העסק נותן ללקוחותיו. בעל העסק מאפשר ללקוח לקבל את המוצר ולשלם רק לאחר פרק זמן מסוים, שנקבע מראש. באופן טבעי, בעל עסק מעוניין לקבל את התשלום במועד הקרוב ביותר כאשר העדיפות הגבוהה ביותר היא לקבלת התשלום במזומן מיד עם ביצוע העסקה.

בפועל, רוב העסקים מעניקים ללקוחותיהם אשראי לפרק זמן ארוך יותר. למה? בגלל התחרות העסקית והרצון להיות אטרקטיביים יותר מהמתחרים, גם בתנאי התשלום. הפער בין ימי אשראי שניתנו ללקוחות לבין ימי האשראי שהתקבלו מהספקים, ישפיע על מצבו התזרימי של העסק. ככל שהעסק ישלם מאוחר יותר לספקים ויקבל את הכסף מוקדם יותר מהלקוחות, כך יהיה מצבו טוב יותר - ולהיפך. עסקים שיזניחו את ההתנהלות הזו ולא ישמרו על שיווי משקל בין שני סוגי האשראי, עלולים לשלם בקריסה תזרימית הרסנית.

מדוע חשוב להקפיד על ניהול מסודר של הניירת העסקית? ניהול עסקי יעיל חייב לכלול ניהול מסודר של הניירת העסקית כגון חוזים, חשבוניות מס, הזמנות עבודה ועוד. חשוב להקפיד כי כל חשבונית מס תאושר על ידי בעל העסק, שיוודא את סכום התשלום ומועדי התשלום (שוטף +)  כפי שסוכמו מול הספק. באופן דומה, חשוב שכל הזמנת עבודה שיוצאת מהעסק תאושר על ידי בעל העסק, כדי למנוע הופעת חשבונית מס לא צפויה, שעלולה ליצור קושי תזרימי.

לרשותכם עומד כיום מגוון רחב מאוד של כלים דיגיטליים, שיכולים לסייע לכם להתנהל נכון מבחינה עסקית, כולל מעקב שוטף ויעיל אחר התחייבויות לספקים וניהול תזרים. מערכות לניהול עסק מקלות מאוד על המעקב אחר כל חשבונית מס מרגע שנקלטה בעסק עד התשלום, וגם אחריו.