5 הדו"חות החשובים ביותר לעסק שלכם

עוד מימי בית הספר ונוסחאות המתמטיקה המרתיעות, רבים מאתנו מפחדים מדו"חות, טבלאות  ומספרים ומעדיפים להתעסק איתם מעט ככל האפשר. כשאנחנו מתבקשים לקחת את מכלול הפעילויות שמרכיב את העסק שלנו ולתרגם אותו למספרים המייצגים את המצב הכספי,  אנחנו בדרך כלל מעדיפים שמישהו אחר יעשה את זה. רואה חשבון, סמנכ"ל כספים, חשב – העיקר לא אנחנו.

אלא שעל אף הקושי וחוסר החיבה המובנה לפעולות חשבונאיות, זה לא באמת נתון לבחירתנו כבעלי עסק קטן. אם לא נתמודד עם הדו"חות הכספיים של העסק שלנו, סביר להניח שלא יהיה לנו עסק. מדובר בפעולת חובה שחלה על כל עסק, בלי קשר לגודלו ולשירות או המוצר שהוא מציע.

כדי להבין את חשיבותם של הדו"חות הכספיים, כדאי לדמות את העסק לתא טייס ואת בעליו לטייס המטיס את המטוס. בדיוק כפי שבתא הטייס נמצאים שעונים המראים את מצב הדלק, הכיוון, הגובה והמרחק מן היעד, כך גם עסק חייב להצטייד בכלים שיציגו לו כיוון וישקפו לו את מצבו בדרך למטרה. לכל עסק יש דו"חות ומסמכים החשובים לו, בהתאם לגודלו, מספר העובדים ותחום הפעילות, אולם לצד אלה קיימים גם חמישה "דו"חות ברזל", החיוניים לכל עסק באשר הוא. בואו נעבור עליהם בזה אחר זה.

תזרים מזומנים: מאבני היסוד של כל עסק, כלי קריטי בהתנהלות הפיננסית. עסק שמודע לתקציביו וליכולתו הפיננסית, נהנה מתמונת מצב ריאלית שמאפשרת לו לקבל החלטות שקולות ולדעת איפה ומתי עלולה להיווצר בעיה תזרימית. תזרים המזומנים משקף את הכניסה והיציאה בפועל של מזומנים מחשבון הבנק. בנוסף לכך, התזרים מציג צפי של תנועות בחשבון הבנק כמה חודשים קדימה ומאפשר תכנון נכון של גביית התשלומים מהלקוחות, תשלומי חשבונות ותשלום לספקים.

דו"ח רווח והפסד: בשונה מתזרים המזומנים, דו"ח כספי זה מציג את תוצאות הפעילות, כלומר את ההכנסות וההוצאות בפרק זמן נתון, רבעוני או שנתי. נתונים אלה משקפים את הפעילות העסקית של העסק, אך לא את מצב המזומנים של החברה.

בעלי עסק רבים מניחים בטעות כי דו"ח רווח והפסד נועד להציג למס הכנסה תמונה עסקית מסוימת, אך הדו"ח ממלא תפקיד משמעותי הרבה יותר. דו"ח רווח והפסד מתמקד בהכנסה הרשומה כאשר סחורה יוצאת וחשבונית נכתבת בגין הוצאה זו. על אף יתרונותיו הרבים, במקרים רבים יכול הדו"ח להטעות את בעל העסק ,משום שהוא מתעדכן רק מול חשבוניות שהתקבלו או הוצאו, ולא משקף הוצאות דוגמת ביטוחים שעליהם מצהירים רק בסיום השנה.

אם לדוגמא התקבלה חשבונית דרישת תשלום לחומרי גלם בסכום גדול, אך עדיין לא התקבלה חשבונית מס, ההוצאה לא תירשם בדו"ח הרבעוני וניתן יהיה לקבל תמונה מדויקת רק בסוף השנה. במצב כזה, ההוצאות המוצהרות בפועל במהלך השנה עלולות גבוהות מההוצאות האמיתיות בגלל העמסות והתאמות מס. כדי לקבל תמונה שתשקף בצורה אמיתית ככל האפשר את מצב העסק, מומלץ לבקש מרואה החשבון דו"ח רווח והפסד כל חודשיים, בהנחה שאתם יודעים לקרוא ולהבין אותו.

דו"ח מצב חשבון הבנק: בהתאם לדימוי תא הטייס והטייס, דו"ח זה מראה את מצב "הדלק" שברשות העסק ואת יכולתו להמשיך ולהתקיים. בשונה מדו"חות אחרים שתהליך הפקתם מורכב יותר, דו"ח זה זמין ונגיש, ניתן לקבלו בכל בנק שבו נמצא חשבון העסק. דו"ח כספי זה מציג את מצבו האמיתי של חשבון העסק ומספק אינפורמציה בנוגע לרווחים או הפסדים כספיים. את הדו"ח מומלץ להפיק אחת לחודש-חודשיים כדי לקבל תמונת מצב אמיתית נכון לרגע מסוים, כזאת שתאפשר לבעל העסק לאמוד את מצבו הכספי.

דו"חות מאזניים: דו"חות שסוקרים את נכסי העסק נכון ליום או לתקופה מסוימת. בצד אחד מוצגים נכסי העסק ומולם התחייבויותיו השונות. כאשר מפחיתים מהנכסים את סך ההתחייבויות, מתקבלת הזהות החשבונאית של העסק, ובמילים אחרות - כמה העסק שווה.

דו"חות ניהוליים: דו"חות אלה מאפשרים לבעל העסק לנהל מעקב צמוד בזמן אמת אחר העסקאות ומצב העסק. הדו"חות כוללים דו"ח זיכויים וחיובים, דו"ח הפקדות, דו"ח אישור יתרה וכו'. בנוסף, חברות האשראי מספקות דוחות לניהול העסק. 

דוגמא לכך אפשר לראות באתר הדו"חות שלנו max Biz Manager, המיועד לבתי עסק שסולקים באמצעות max עסקים ומאפשר להשוות מחזורי פעילות לפי תקופות, להבין מהם הימים החזקים והחלשים ברשת, ללמוד מה מאפיין את הלקוחות שלכם ולראות התפלגות סוגי עסקאות.